Dokumenty

Polityka ochrony przed korupcją, oszustwami oraz innymi zachowaniami nieetycznymi

Celem polityki jest przeciwdziałanie nieuczciwym zachowaniom członków i współpracowników Towarzystwa w ramach realizacji działań statutowych oraz opracowanie skutecznych procedur reagowania w sytuacjach wystąpienia zachowań nieetycznych i nieuczciwych.

Polityka dotyczy spraw z zakresu: (1) korupcji; (2) oszustwa; (3) łapownictwa; (4) innych zachowań i działań nieuczciwych, którym celem jest uzyskanie nieuprawnionych korzyści.

0. definicje

1. Compliance Manager (CM) (menedżer ds. zgodności) - osoba powołana przez Zarząd PTSPS, do dbania o zgodność podejmowanych przez Towarzystwo działań z przyjętymi wartościami i normami etycznymi oraz prawnymi

2. Korupcja: (1) nieuczciwe uzyskanie korzyści ze strony podmiotu zewnętrznego poprzez nieprawidłowe wykorzystanie stanowiska i powierzonej władzy dla osobistego zysku lub dla wzbogacenia osób sobie bliskich; (2) sprzeniewierzenie się zasadzie oddzielenia życia prywatnego od życia zawodowego prowadzące do wykorzystywanie powierzonej władzy dla celów prywatnych

3. Łapownictwo: oferowanie, przyrzekanie, przekazywanie i przyjmowanie jakichkolwiek niezgodnych z prawem/umowami korzyści (pieniężnych, materialnych i niematerialnych) przez lub dla urzędnika publicznego lub innego decydenta w celu uzyskania lub utrzymania korzyści biznesowych lub innych, niezgodnych z prawem/umowami.

4. Oszustwo: wprowadzenie organizacji w błąd lub wykorzystanie błędnego  przekonania co do pewnych okoliczności, którego celem jest uzyskanie korzyści osobistych lub zbiorowych, unikanie realizacji zobowiązań lub generowanie strat.

5. Zachowania nieetyczne mieszczące się w powyższych: defraudacja, niegospodarność (w tym naruszenie zasad przetargowych i zakupowych), pranie brudnych pieniędzy, podawanie fałszywych informacji, kradzież, podawanie nieprawdziwych informacji lub sprawozdań dotyczących stanu finansowego organizacji, konflikt interesów prowadzący do strat finansowych organizacji.

6. Skarga - formalnie zgłoszona informacja od osoby uważającej się za pokrzywdzoną o nieprawidłowości

7. Sygnalista - osoba lub podmiot, która/y w wyniku posiadanej wiedzy informuje PTSPS o podejrzeniach dotyczących naruszenia praw, dopuszczenia się przez członków lub współpracowników PTSPS jakichkolwiek nieprawidłowości, nadużyć, wykorzystywania beneficjentów czy łamania prawa

8. Współpracownik, partner, kontrahent PTSPS - osoba fizyczna lub podmiot w relacji formalnej lub nieformalnej współpracy z Towarzystwem (w tym wolontariusz) mającej na celu realizację celów statutowych Towarzystwa.

9. Zasygnalizowanie/zgłoszenie nieprawidłowości - formalne poinformowanie  PTSPS o posiadaniu wiedzy na temat nieprawidłowości, nadużyć, wykorzystywania beneficjentów, łamania prawa lub wątpliwości etycznych co do postępowania członków oraz współpracowników Towarzystwa. 

1. podmioty uprawnione do zgłaszania skarg i zawiadomień

Złożyć skargę bądź zawiadomienie o nieprawidłowości może każda osoba w tym w szczególności odbiorca/odbiorczyni wsparcia, pracownik lub współpracownik, partner oraz kontrahent bądź inna osoba  związana z organizacją mająca wiedzę o nieprawidłowości lub nadużyciu.

2. sposób zgłaszania skarg i zawiadomień

Sygnalista może złożyć skargę lub zawiadomienie: (1) przy wykorzystaniu formularza on-line; (2) w bezpośrednim kontakcie z Compliance Manager’em (CM). Formularz do składania skarg/zawiadomień i sposoby kontaktowania się z CM (adres e-mail,  numer telefonu) są dostępne na stronie Polskiego Towarzystwa Superwizji Pracy Socjalnej (http://ptsps.pl).

3. ochrona beneficjenta/sygnalisty

3.1 Dane sygnalisty są poufne i podlegają szczególnej ochronie - tożsamość sygnalisty zna wyłącznie CM i nie może udostępnić jego danych nikomu bez pisemnej zgody zgłaszającego. Wyjątkiem od tej reguły są sytuacje, kiedy skarga/zgłoszenie dotyczą przestępstwa i prawo nakazuje udostępnienie danych osobowych odpowiednim służbom.

3.2 Wszystkie osoby zajmujące się daną sprawą są zobowiązane do zachowania zasady pełnej poufności na każdym etapie rozpatrywania zgłoszonej sprawy. 

4. rozpatrywanie skargi/zawiadomienia

4.1. Osobą zarządzającą procesem reagowania na skargę/zgłoszenie jest CM. Po otrzymaniu skargi/zgłoszenia CM weryfikuje spełnienie kryteriów formalnych oraz nawiązuje kontakt z sygnalistą w celu potwierdzenia zgłoszenia.

4.2. Jeżeli skarga/zgłoszenie nie spełnia kryteriów formalnych bądź nie jest możliwe nawiązanie kontaktu z sygnalistą (CM powinien wykonać przynajmniej 3 próby nawiązania kontaktu) sprawa zostaje zawieszona. O zawieszeniu CM informuje sygnalistę oraz Zarząd załączając do informacji uzasadnienie zawieszenia.

4.3. Jeżeli skarga/zgłoszenie spełnia kryteria formalne i sygnalista potwierdza złożenie CM wdraża procedurę reagowania na skargę/zgłoszenie. Procedura reagowania powinna zostać wdrożona nie później niż 7 dni od otrzymania skargi/zgłoszenia.

4.4. Niezwłocznie po wdrożeniu procedury reagowania CM informuje sygnalistę o tym fakcie przedstawiając jednocześnie planowany przebieg procedury.

5. procedura reagowania na skargę/zawiadomienie 

5.1. CM zawiadamia Zarząd oraz Komisję Rewizyjną o wpłynięciu skargi/zawiadomienia.

5.2. CM decyduje komu powierzy zadanie wyjaśnienia sprawy. Domyślnie Komisja Rewizyjna jest właściwym organem władzy PTSPS do rozpatrywania skarg i zawiadomień w sprawach nieprawidłowości finansowych i formalno-prawnych. Jeżeli jednak skarga/zawiadomienie dotyczy podejrzenia nieuczciwości członka Komisji Rewizyjnej, sprawa powinna zostać powierzona Zarządowi, by zachować bezstronność w rozpatrywaniu.

5.2. CM po zawiadomieniu nadzoruje proces wyjaśniania sprawy. Organ rozpatrujący jest zobowiązany do udzielania CM wszelkich informacji dotyczących sprawy oraz respektowania zaleceń i uwag CM dotyczących kwestii proceduralnych. 

5.3. Zarząd PTSPS podejmuje niezwłoczne działania mające na celu zapobieżenie dalszym nadużyciom.

5.4. Organ rozpatrujący przeprowadza analizę zaistniałej sytuacji oraz podejmuje wszelkie działania mające na celu identyfikację przyczyn, przebiegu oraz konsekwencji zdarzenia. Efektem działań organu jest raport dotyczący zdarzenia zawierający opis podjętych działań, ustalenia co do faktów, ocenę zdarzenia i rekomendację dalszego postępowania wobec osób, których skarga/zgłoszenie dotyczy. Raport powinien zostać sporządzony nie później niż 30 dni od uruchomienia procedury reagowania. 

5.5. Organ rozpatrujący może zaprosić do współpracy ekspertów zewnętrznych, jeżeli nie posiada wystarczających kompetencji, by właściwie ocenić sprawę.

5.6. Zarząd na podstawie raportu (Komisji Rewizyjnej bądź własnego - w zależności kto rozpatrywał sprawę) podejmuje decyzję o zastosowaniu odpowiednich kroków wobec osób, których sprawa dotyczy oraz o ewentualnych sposobach naprawy wyrządzonych szkód.

5.7. CM informuje sygnalistę o przebiegu prac wyjaśniających, wnioskach z raportu i rekomendacjach oraz o decyzji podjętej w sprawie przez Zarząd.

6. konsekwencje popełnienia nadużyć

6.1. W przypadku stwierdzenia nadużycia Zarząd powinien podjąć odpowiednie kroki dyscyplinarne zgodne ze statutem Towarzystwa oraz innymi regulacjami organizacji. 

6.2. Pracownicy, współpracownicy, wolontariusze kontrahenci i partnerzy w przypadku stwierdzenia nadużyć, muszą liczyć się z niezwłocznym zakończeniem współpracy z Towarzystwem a beneficjenci/beneficjentki – z zakończeniem otrzymywania wsparcia. 

6.3. W przypadku stwierdzenia podejrzenia popełnienia przestępstwa sprawa zostaje zgłoszona przez Zarząd do właściwych organów państwowych.

nota

Polityka przyjęta przez Zarząd Polskiego Towarzystwa Superwizji Pracy Socjalnej uchwałą nr  5.2022 z 18.06.2022 r.

Przyjmując Politykę Ochrony przed Korupcją, oszustwami oraz innymi zachowaniami nieetycznymi Zarząd PTSPS zobowiązuje wszystkich członków Polskiego Towarzystwa Superwizji Pracy Socjalnej oraz wszystkie osoby i podmioty realizujące działania w ramach prowadzonych przez Towarzystwo projektów do bezwzględnego stosowania się do opisanych w powyższym dokumencie wartości i zasad.